หลายปีก่อน เคยมีพี่คนหนึ่งมาปรึกษาว่า
พี่กำลังจะย้ายงาน อยากฝึก Excel ให้เก่งกว่านี้ เวลาไปทำงานที่ใหม่จะได้ไม่อายใคร ควรฝึกอะไรบ้าง?
ตอนนั้น ผมตอบพี่เค้าไปแบบนึง
แต่ถ้าผมสามารถนั่งไทม์แมชชีนย้อนเวลากลับไปได้ ผมจะตอบว่า
ต้องชำนาญ 5 สิ่งสรรค์ นี้ครับ…
1. “กราฟพูดได้”
เทคนิคการสร้างสรรค์กราฟ เป็นสิ่งที่หลายคนมองข้าม
เอาเข้าจริงแล้ว เทคนิคนี้จำเป็นไม่น้อยไปกว่าการใช้ฟังก์ชั่น หรือ กลเม็ดเคล็ดลับใน Excel เลย
การนำเสนอตัวเลขให้มีประสิทธิภาพ ไม่ใช่ตาราง แต่เป็นกราฟ
เพราะกราฟ คือการนำเสนอด้วยภาพ
และภาพคือการนำเสนอที่ดีที่สุด
ดังคำพูดที่ว่า
“ภาพหนึ่งภาพ แทนคำนับพัน” (Picture means thousand words)
ในบางครั้ง กราฟที่เรานำเสนอ อาจต้องเพิ่มความโดดเด่น เพื่อดึงสายตา สื่อประเด็น ทำให้ผู้อ่านเข้าใจตั้งแต่แรกเห็น
ผมเรียกกราฟที่เพิ่มความโดดเด่นเหล่านั้นว่า
“กราฟพูดได้”
ยังไงอ่ะ นึกภาพไม่ออก?
กราฟพูดได้ หน้าตาประมาณนี้ครับ
กราฟพูดได้ที่ดี ต้องเป็นกราฟแบบไดนามิกส์
นั่นคือ สามารถปรับเปลี่ยนสีเองได้ หรือแสดง Data Label เฉพาะบางตัวเลขที่ต้องการ
ไม่ใช่ต้องมานั่งเปลี่ยนแมนวลเปลี่ยนสีทีละแท่ง หรือ ลบ Data Label ออกเฉพาะบางตัว
ใครสนใจรายละเอียด สามารถอ่านได้จากบทความนี้ครับ ^__^
.
2. SUMIFS
ในชีวิตจริง เรามักเจอการสรุปข้อมูลแบบมีเงื่อนไขเสมอ
ไปๆมาๆ เงื่อนไขมีมากกว่า 1 เสียด้วยสิ!!
หากเราต้องสรุปข้อมูลหลายเงื่อนไข ด้วย Excel เวอร์ชันก่อนๆ เราคงต้องใช้ Sum Array หรือ SUMPRODUCT
ซึ่งวิธีใช้งานอาจดูซับซ้อน
แต่สำหรับเอ็กเซลเวอร์ชันตั้งแต่ 2007 ขึ้นไป เราสามารถใช้ฟังก์ชันที่ชื่อว่า
SUMIFS
หาคำตอบได้แบบสบายบรี๊อส์
แถมใช้ง่ายมั่กๆ
ใช้แทนฟังก์ชั่น SUMIF (ไม่มี S ต่อท้าย) ได้เล๊ย
ใครยังไม่เคยใช้ อยากให้ลองกันนะครับ ^__^
อนึ่ง ถ้าศึกษาในเบื้องลึก SUMIFS มีข้อด้อยบางอย่างที่สู้ Sum Array หรือ SUMPRODUCT ไม่ได้
ถ้าสนใจ อ่านรายละเอียดได้จากบทความนี้ครับ
9 เทคนิคการ SUM ใน Excel ที่คุณต้องรู้!!
.
3. VLOOKUP
ฟังก์ชันสุดฮิตของคนบัญชี!!
VLOOKUP เป็นฟังก์ชันที่ใช้ง่าย แพร่หลายทั่วทุกมุมโลก
แก้ปัญหาเรื่องการดึงข้อมูล
ไม่ต้องมานั่งแมนวล mapping ทีละตัว พร้อมน้ำตาที่หลั่งไหลรินว่าเมื่อไรจะเสร็จสิ้นเสียที T_T
ในอีกมุมนึง เราจำเป็นต้องชำนาญฟังก์ชันนี้
ไม่งั้น เวลาคนอื่นส่งงานต่อมาให้เรา ถ้าเจอ VLOOKUP แล้วแก้ไขไม่เป็น
ก็เสียฟอร์มแย่สิ!
ยิ่งเพิ่งย้ายงานด้วย ยิ่งเสียฟอร์มไม่ได้!
.
อย่างไรก็ตาม VLOOKUP มีข้อด้อยหลายอย่าง และเป็นกับดักความสำเร็จตัวแรกที่คนส่วนใหญ่มักตกหลุมพราง
ผมเองเคยเข้าใจว่า ถ้าใช้ VLOOKUP เป็น แปลว่า เราเข้าใจ Excel มากกว่า 70% แล้ว
เอาเข้าจริง ยังไม่ถึง 20% ด้วยซ้ำ
ไม่สิ.. ผมอาจให้ตัวเลขผิดไป
เอาเข้าจริง ยังไม่ถึง 10% ด้วยซ้ำ!
ยังมีอะไรใน Excel ที่น่าสนใจ รอให้เราศึกษาอีกมากมาย…
หากสนใจรายละเอียดการใช้งาน VLOOKUP รวมถึงแนวทางลบข้อจำกัด สามารถอ่านได้จากบทความเหล่านี้ครับ
ชำแหละ VLOOKUP จากข้างหลังทะลุถึงหัวใจ ภาค 1 (VLOOKUP คลุกเคล้า COLUMNS หรือ MATCH)
ชำแหละ VLOOKUP จากข้างหลังทะลุถึงหัวใจ ภาค 2 (VLOOKUP vs INDEX)
ชำแหละ VLOOKUP จากข้างหลังทะลุถึงหัวใจ ภาค 3 (VLOOKUP vs IFs)
.
4. Conditional Formatting
การนำเสนอตัวเลขให้น่าสนใจนั้น นอกจากกราฟแล้ว ตารางก็เป็นอีกทางเลือกนึง
และตารางก็มีข้อดีบางอย่างที่กราฟไม่มี
เช่น นำเสนอข้อมูลหลายมิติ นำเสนอข้อมูลที่ต้องบอกตัวเลขแบบเป๊ะๆทุกตัว
แต่คงไม่ใช่นำเสนอด้วยตารางธรรมดา เพราะการดูตัวเลขเรียงกันเต็มพรืด มันลายตา
เผลอๆ พอคนอ่านดูไม่รู้เรื่อง พาลจะหงุดหงิดใส่เราอี๊ก T_T
หนึ่งในเทคนิคที่สามารถนำเสนอตัวเลขได้ง่าย และทรงพลังนั่นคือ
Conditional Formatting
อย่างไรก็ตาม การใช้ Conditional Formatting แม้ทำให้ตารางดูเท่ แต่ถ้าไม่สื่อประเด็น ก็ไม่มีประโยชน์
กลายสภาพเป็นดาบสองคม
สิ่งสำคัญกว่าฟอร์แมตก็คือ ประเด็น ที่เราต้องการนำเสนอ
อย่าลืมหา ประเด็น ก่อนใส่ฟอร์แมตในตารางนะครับ ^__^
ถ้าสนใจรายละเอียด Conditional Formatting อ่านได้จากบทความนี้ครับ
เทคนิคนำเสนอตารางให้น่าสนใจ และทรงพลัง!
.
5. Pivot Table
ผมคิดว่า Pivot Table กำลังเป็นสิ่งจำเป็นพื้นฐาน ที่ทุกคนต้องใช้เป็น
เหมือนปุ่ม AutoSUM อะไรประมาณนั้น
หลายหน่วยงานเริ่มนำมาใช้มากขึ้น
บางบริษัทส่งต่อข้อมูลในรูปแบบของ pivot table กันแล้ว
ถ้าเราไม่คุ้นเคยกับมัน เราจะไม่ทราบเลยว่า Pivot Table สามารถปรับเปลี่ยนฟอร์แมตตามใจเราได้ (ถ้าไฟล์นั้นไม่มีการป้องกัน (Protect))
เพราะ Pivot แปลว่าปรับเปลี่ยนแกนได้
เหมือนลูกรูบิก 6 ด้าน ที่เราหมุนเล่นกันสมัยเด็กๆนั่นล่ะครับ (โตขึ้นไม่หมุนแล้ว เพราะสู้เด็กไม่ได้ ^^)
ถ้าเราใช้ไม่เป็น และขอให้คนอื่นเปลี่ยนฟอร์แมตของ Pivot Table ให้
ก็เสียฟอร์มแย่สิ!
เพิ่งย้ายงานด้วยนะ!
.
Pivot Table มีในรูปแบบของกราฟด้วย หรือที่เรียกว่า Pivot Chart
แต่ไม่ต้องห่วงครับ ถ้าเราใช้ Pivot Table เป็นแล้ว การใช้ Pivot Chart ลำบากเพียงแค่ยกมือเท่านั้น ^__^
สำหรับใครที่สนใจเรื่อง Pivot Table สามารถอ่านรายละเอียดได้จากบทความเหล่านี้ครับ
5 เคล็ด(ไม่)ลับ(แล้ว) กับ Pivot Table!!
9 สิ่งควร(ต้อง)รู้ กับ Pivot Table!
10 เทคนิค Pivot Table ที่คุณอาจไม่เคยรู้มาก่อน!!
เทคนิค Pivot Table ที่คุณไม่รู้ไม่ได้แล้ว!!
เก่ง Pivot Table ใน 2 ชั่วโมง!!
.
แล้วอย่างอื่นใน Excel ล่ะ จำเป็นต้องฝึกไหม?
ผมคิดว่า หากคุณสามารถใช้ทั้ง 5 สิ่งสรรค์ จนชำนาญแล้ว
เท่ากับคุณบรรลุขั้นที่ 4 ของ 10 ขั้นวิทยายุทธ์เอ็กเซลโดยอัตโนมัติ
ถ้าคุณใข้ VLOOKUP เป็น คุณน่าจะผ่านการใช้งานหลายฟังก์ชันที่ไม่ได้กล่าวถึงในที่นี้
เช่น IF, LEFT, WEEKDAY
อย่างโชกโชนแล้ว
แม้อาจยังไม่ถึงขั้นเป็นจอมยุทธ์ แต่ก็สามารถออกท่องเที่ยวยุทธจักรได้แล้วครับ
แต่ถ้าถามว่าควรฝึกอย่างอื่นไหม?
ขึ้นอยู่กับประเภทงาน และตำแหน่งของคุณครับ
ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ หรือเป็นผู้บริหาร หรือทำงานวิชาชีพ ทักษะการใช้งานระดับนี้ ถือว่าเกินพอ
แต่ถ้าคุณต้องทำงานวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก หรือต้องเกี่ยวข้องกับการจัดการฐานข้อมูล หรือต้องสร้างสรรค์รีพอร์ตแบบใหม่บ่อยๆ
ทักษะเพียงเท่านี้ ไม่เพียงพอแน่นอน
Excel ยังมี “ของเล่น” อีกหลายชิ้น รอให้คุณทดลองใช้ครับ
ช่วงนี้เห็นหลายคนย้ายงานกันเยอะ ไม่ว่าจากสาเหตุใดก็ตาม ขออวยพรให้ทุกคนประสบความสำเร็จกับที่ทำงานแห่งใหม่ทุกคนครับ ^__^
.
หากคุณชอบบทความแนวนี้ สามารถอัพเดตบทความใหม่ๆโดยคลิก Like เฟสบุ๊คแฟนเพจ วิศวกรรีพอร์ต หรือคลิก ที่นี่
อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนอ่านเพื่อเป็นกำลังใจให้คนเขียนด้วยนะครับ ^_^
3 thoughts on “5 สิ่งสรรค์ใน Excel ที่คุณควรชำนาญก่อนย้ายงาน!”